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Políticas de tratamiento de la información personal

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL – JM WORLD MUSIC S.A.S.

 

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Razón Social  JM World Music S.A.S.
NIT 900.521.082-4
Dirección Carrera 37 #19sur 91, Medellín, Antioquia
Correo electrónico recursoshumanos@jmworldmusic.com
Teléfono +574 322-22-50
Página web www.jmworldmusic.com
Dirección de consulta de las políticas www.jmworldmusic.com/politicashabeasdata

2. MARCO LEGAL:

    • Constitución Política, artículo 15.
    • Ley 1581 de 2012
    • Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014
    • Circular 02 de 2015
    • Decreto 1074 de 2015.
    • Decreto No 1759 del 8 de noviembre de 2016
    • Ley 1098 de 2006
    • Resolución 76434 de 2012
    • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
    • Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
    • Decreto 1115 de 29 junio de 2017
    • Constitución Política (Art 15 y 20)
    • Ley 1266 de 2008 (financiera, crediticia, comercial)
    • Ley 1581 del 2012 (Protección datos personales)
    • Decreto 886 de 2014(RNBD términos, condiciones, inscripción, facultad sancionatoria, actualización información mínima, responsable)
    • Decreto 1377 de 2013 (Información RNBD-Política)
    • Decreto 1115 del 29 de junio de 2017 que modificó el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único 1074 de 2015 (Información mínima RNBD y Reporte a la SIC)
    • Decreto 090 de enero 18 de 2018 (Ampliación de Plazo y reducción de obligados a realizar el RNBD)
    • Demás normas   del   ordenamiento   jurídico   colombiano   en   materia   de   protección   de   datos   personales.

3. OBJETIVO:

El objetivo de esta política es establecer los parámetros, funciones, obligaciones, finalidad y demás atribuciones de JM WORL MUISC S.A.S (En Adelante JM o la empresa) en el proceso de recolección, almacenamiento, suministro, uso, circulación y supresión de la información que posea la empresa respecto de sus clientes, terceros o visitantes a las instalaciones de la misma, en concordancia con las prescripciones legales necesarias para dicho tratamiento, establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, , sus derechos, las obligaciones JM en calidad de responsable, los canales de atención de consultas y reclamos, los procedimientos para atención de los mismos, y la vigencia de las bases de datos.

4. ALCANCE

La presente política es aplicable a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de JM incluidas en ella las bases de datos de empleados y proveedores, y aquellas que se encuentren en poder de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de JM y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de JM así como por los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de JM con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública. Será también aplicable esta política cuando JM actúe en calidad de encargado.

5. DEFINICIONES:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, sus derechos, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Causahabientes: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
  5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  6. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. Dato privado: Cualquier tipo de dato que identifique o permita la identificación de una persona y esté en conocimiento o tratamiento de terceros.
  8. Dato semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información.
  9. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  15. Supresión: Eliminación de datos específicos o de todos los datos tratados por una persona, o su omisión en los casos que la ley exige el anonimato del titular.
  16. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  17. Revocar: Anular o retrotraer la autorización otorgada.
  18. Visitante: Persona ajena a la empresa que ingresa a la misma, bajo cualquier circunstancia, sin importar la frecuencia de las mismas.

6. PRINCIPIOS:

Los principios generales que se adoptan para la presente política de tratamiento están regulados en la normatividad vigente para garantizar la protección de los datos personales de los Titulares de JM WORLD MUSIC S.A.S en el desarrollo de su objeto:

  1. Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

7. AUTORIZACIÓN:

Los Titulares de los datos personales que han sido recolectados por JM WORLD MUSIC S.A.S aceptan el tratamiento y autorizan su uso de conformidad con los términos de esta política y de acuerdo al formato dispuesto por los canales oficiales de recolección como son el correo electrónico recursoshumanos@jmworldmusic.com, sede principal Carrera 37 #19sur 91, el Poblado Medellín, Antioquia. Cada una de las autorizaciones serán administradas e inventariadas por la entidad. La recolección de datos mediante el sistema de video vigilancia se autoriza una vez sea leído el aviso de privacidad y autorización de video vigilancia y el Titular continúe el acceso a JM WORLD MUSIC S.A.S.

8. AVISO DE PRIVACIDAD:

El Aviso de privacidad, en cumplimiento del artículo 15 del decreto 1377, tiene como objetivo el dar aviso del tratamiento de la información por parte de los Responsables y Encargados del tratamiento de los datos personales, al Titular, presentándose por medio de un documento, sea este físico o digital, o cualquier otro formato conocido o por conocer, para indicarle al Titular, acerca de:

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del tratamiento.
  2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los derechos del Titular.
  4. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

9. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:

JM WORLD MUSIC S.A.S no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

10. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS:

Según los diferentes criterios de clasificación, las bases de datos sobre las cuales recae la información establecida en esta política, son las siguientes:

  1. Bases de datos dinámicas: Son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y edición de datos
  2. Bases de datos documentales: Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes, sirven para almacenar grandes volúmenes de información de antecedentes históricos.
  3. Bases de datos bibliográficas: Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc.

11. OBLIGACIONES:

Para el tratamiento y protección de datos personales, serán obligatorios los deberes prescritos en la legislación vigente y que fundamentan el tratamiento de los datos personales, las finalidades, la autorización, el tratamiento y circulación a cargo del RESPONSABLE, el uso y aplicación de los canales de comunicación que especialmente se identifican en el diseño y aplicación de los procedimientos que se relacionan en la presente política y de acuerdo a la regulación de la Ley 1581 de 2012, así:

“Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.”

En calidad de responsable de los datos de terceros JM WORLD MUSIC S.A.S Tendrá las siguientes obligaciones:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
b) JM WORLD MUSIC S.A.S. deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.
c) JM WORLD MUSIC S.A.S. deberá informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros.
d) JM WORLD MUSIC S.A.S. debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
e) En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
f) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) JM WORLD MUSIC S.A.S. debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
h) JM WORLD MUSIC S.A.S. deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
i) JM WORLD MUSIC S.A.S. deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
j) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
k) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
l) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
m) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
n) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
o) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.
p) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
q) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
r) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
s) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
t) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento de datos que se lleva a cabo en la presente política, mediante la cual JM WORLD MUSIC S.A.S recolecte, suministre, use, almacene, circule, suprima, administre, serán destinados o usados con las siguientes finalidades:

  • El desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales u otras que se tengan con JM WORLD MUSIC S.A.S.
  • JM WORLD MUSIC S.A.S recolectará datos personales con el fin de realizar diferentes labores de fiscalización y control como lo son las veedurías a los diferentes intervinientes en el sector musical, laboral y demás entes que puedan requerirlo.
  • Envío de información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, sms, llamadas telefónicas, etc.) acerca de campañas, información de productos y servicios, bienvenidas.
  • Gestionar tramites (solicitudes, quejas, reclamos).
  • Notificaciones de actividades, promociones, ofertas, lanzamientos, invitaciones a eventos y similares.
  • Realizar comunicación de campañas publicitarias y mercadeo de sus productos y servicios y de sus aliados comerciales,
  • Programas de fidelización, campañas y estrategias de marketing y publicidad
  • Envío de: muestras, catálogos y publicaciones relacionadas con los productos y servicios prestados por nosotros.
  • Velar por la seguridad y adecuado funcionamiento de las instalaciones y las sedes en los cuales JM WORLD MUSIC S.A.S. desarrolla su actividad comercial, a través de monitoreo por cámaras de video vigilancia.
  • Realizar una adecuada gestión de riesgos que permita atender de manera oportuna y adecuada cualquier tipo de emergencia que pueda afectar la integridad física de los empleados y visitantes, momento en el cual se requerirá información personal que permita a JM WORLD MUSIC S.A.S analizar la carga ocupacional y conocer ante una emergencia, la información real de las personas presentes.
  • El registro audiovisual y escrito de los datos personales de las personas que ingresan a las instalaciones de JM WORLD MUSIC S.A.S, podrá ser compartido con la empresa que presta los servicios de seguridad privada, con el objetivo de velar por la seguridad de la entidad, del personal y la de los visitantes.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por JM WORLD MUSIC S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados).
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  • Compartir con terceros que colaboran con JM WORLD MUSIC S.A.S. y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, asesores legales, relaciones públicas entre otros.
  • Ejecutar los contratos que tiene suscritos con JM WORLD MUSIC S.A.S. y/o con OPERACIONES JARDINES SAS
  • Soportar los procesos de auditoría de la empresa.
  • Desarrollar procesos de selección y contratación de la compañía y/o con OPERACIONES JARDINES SAS.
  • Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la Republica de Colombia y/o leyes internacionales.
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre JM WORLD MUSIC S.A.S. y el Titular.
  • Actividades y operaciones de prospección, estudios, encuestas, selección de clientes para realizar estudios, encuestas y pruebas de productos, monitoreo de la relación con el cliente (encuestas de satisfacción, gestión de quejas)
  • Registro y gestión de las opiniones de las personas sobre servicios, eventos o contenido
  • JM WORLD MUSIC S.A.S. tendrá la facultad de registrar con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; Entre ella se encuentra y no se limita a las visitas a nuestro sitio web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse a la página web de JM WORLD MUSIC S.A.S. el Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y lenguaje, los tiempos de acceso, el Identificador Uniforme de Recursos (URI) del sitio web desde el cual accedió a nuestro sitio y la URL que navega por fuera de nuestro sitio si selecciona un enlace a nuestro sitio.
  • Al recibir boletines de noticias o promociones por correo electrónico, sms, entre otros , podremos almacenar la información estadística, a través del uso de enlaces personalizados o tecnologías similares, para determinar si el correo electrónico o sms fue abierto y las selecciones de los enlaces. Estos datos son utilizados para ayudar a determinar el uso y eficiencia en nuestras comunicaciones y mejorarlas constantemente para lograr mostrarle información que se adecue a sus preferencias y necesidades.

En relación con lo anterior, JM WORLD MUSIC S.A.S. y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la empresa podrá ejecutar las siguientes acciones:

  • Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización esta dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
  • Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  • Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización esta dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
  • Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas a JM WORLD MUSIC S.A.S. en especial a OPERACIONES JARDINES SAS y a PGS COMERCIAL S.A.
  • De la misma forma aquí indicada se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

FINALIDADES ESPECIALES RESPECTO DE TRABAJADORES Y CONTRATISTAS

  • Adelantar procesos de selección,
  • El desarrollo de la relación laboral y ejecución del contrato de trabajo,
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley,
  • Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge o compañero permanente),
    JM WORLD MUSIC S.A.S podrá tratar los Datos Personales de sus empleados de sus contratistas, a través del monitoreo de las herramientas de trabajo y recursos tecnológicos suministrados por JM WORLD MUSIC S.A.S incluidos pero sin limitarse al monitoreo de computadores, cuentas de correo electrónico, mensajes de datos, teléfonos fijos o móviles.

Dentro de los datos que el titular autoriza recolectar y tratar se encuentran los exámenes médicos de ingreso y egreso, información médica relativa a incapacidades, información de los miembros de su familia incluidos los hijos menores de edad y que sea requerida para trámites de vinculación al sistema de seguridad social, incluida pero sin limitarse a sus nombres, edades, número de identificación, registros civiles, en virtud de la naturaleza laboral de la relación está autorización comprende el tratamiento de datos sensibles como son: los correspondientes a su salud y la de los miembros de su familia, así como la información de los hijos menores de edad;

JM WORLD MUSIC S.A.S podrá tratar datos biométricos de los titulares tales como su imagen personal, huellas digitales, fotografías, videos y grabaciones de voz los cuales serán recolectados y tratados para verificar la identidad personal, realizar control de acceso a sus instalaciones, como parte de los mecanismos de firma electrónica, así como para ser incluida la fotografía en el carné de identificación.

FINALIDADES RESPECTO DE LOS DATOS DE MENORES DE EDAD

La información personal de los menores de edad sólo podrá ser utilizada para el logro de intereses superiores del menor como son la educación, recreación, esparcimiento y celebración de eventos especiales tales como cumpleaños, navidad, día de los niños, entre otros similares, los mismos también serán tratados para la realización de estadísticas de mercados, la implementación de estrategias y el desarrollo de campañas de beneficio del menor.

13. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

De acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad.
JM WORLD MUSIC S.A.S. deberá tratar datos de esta naturaleza, en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad, y en todo caso cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y les será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

  1. Para el tratamiento de los datos denominados como sensibles, se debe contar con una de las siguientes causales que se encuentran consagradas en la ley 1582/2012 de la siguiente manera:
    1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
    2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
    3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
    4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
    5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
  2. Una vez constituido de esa manera, el responsable del tratamiento de los datos sensibles, debe cumplir con una serie de obligaciones para el manejo de los mismos que se encuentran consagrados en el decreto 1377/2013, de la siguiente manera:
    1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
    2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Nota: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

14. TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE MENORES DE EDAD

JM WORLD MUSIC S.A.S. procura en el desarrollo de su actividad económica no recaudar información de menores de edad, si tiene menos de 18 años de edad, sus datos solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del representante legal del menor de edad.
Sin perjuicio de lo anterior y en el evento en que nos sean suministrados datos por menores de edad, dichos datos estarán sujetos a las reglas que se señalan a continuación.
Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de JM WORLD MUSIC S.A.S. o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes JM WORLD MUSIC S.A.S. facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
En virtud de lo anterior JM WORLD MUSIC S.A.S. sólo tratará datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los menores.

15. DERECHOS DE LOS TITULARES:

En el artículo 8 de la ley 1581/2012, se encuentras consagrados los derechos que posee el titular de los datos, derechos que acredita por la calidad previamente mencionada; estos son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los eventos en los que JM WORLD MUSIC S.A.S opere como responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a JM WORLD MUSIC S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por JM WORLD MUSIC S.A.S previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

PARÁGRAFO: El ejercicio de dichos derechos, solo podrá hacerse efectivo por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
  5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

16. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Los canales de contacto establecidos para el ejercicio de sus derechos de consulta, modificación, supresión o revocatoria de la autorización son los siguientes:

  1. Área responsable – Oficial de Datos: Área de Recursos Humanos
  2. Dirección oficinas: Carrera 37 #19 sur – 91 – Medellín, Colombia
  3. Correo electrónico: recursoshumanos@jmworldmusic.com
  4. Teléfono:(57-4) 322-22-50

17. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA:

  1.  El Titular de los datos personales o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización en cualquier momento. La solicitud debe realizarse por medio escrito a la instalaciones de JM WORLD MUSIC S.A.S Carrera 37 #19sur 91, Medellín, Antioquia en el horario de Lunes a Viernes de 8:00 p.m. a 6:00 p.m. o al correo recursoshumanos@jmworldmusic.com Dicha solicitud debe cumplir con los siguientes requisitos de documentación e información:
    1. Nombre completo del Titular de la Información con identificación respectiva.
    2. En caso de no ser el Titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.
    3. Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
    4. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
    5. Dirección y teléfono de contacto para dar respuesta a la solicitud.
  2. Los procedimientos que han de llevarse a cabo para garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de Habeas Data que se establece previamente en este punto, son el de consulta y reclamo de corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización; dichos procedimientos de llevarán a cabo de la siguiente manera:
    1. Procedimiento de consulta: El titular de la información, su representante o sus causahabientes, podrán consultar la información suministrada, recolectada o almacenada en las bases de datos que residan en poder de JM WORLD MUSIC S.A.S, el cual está en la obligación de suministrar la información pedida en dicha solicitud, que se encuentre en los registros de la empresa sobre las cuales esta realice el tratamiento de datos objeto de la presente política.
    2. Término: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se acuse el recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
    3. Procedimiento de reclamo de corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización: El titular de la información, su representante o sus causahabientes, cuando consideren que la información suministrada, recolectada o almacenada en las bases de datos que residan en poder de JM WORLD MUSIC S.A.S, deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando evidencien el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581/2012 y en la presente política, podrán presentar un reclamo ante la empresa, el cual será tramitado bajo los siguientes parámetros:
      1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a JM WORLD MUSIC S.A.S con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y anexando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se solicitará al interesado que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que allegue la información que faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá por desistido el reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
      2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos un enunciado que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho enunciado deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
      3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
      4. El artículo 16 de la ley 1581/2012 establece un “requisito de procedibilidad”, esto es, que el titular de la información, su representante o sus causahabientes sólo podrán elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento, es decir, ante JM WORLD MUSIC S.A.S.

18. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS:

JM WORLD MUSIC S.A.S se reserva el derecho a modificar la presente política para ajustarla al efectivo cumplimiento del objetivo de la misma; a su vez, se compromete a que, en caso de hacerlo, debe dar a conocer su versión más actualizada mediante los canales que considere eficaces para ello, al titular de la información establecida en esta política. El titular de la información tiene 30 días calendario para manifestar su oposición ante las actualizaciones hechas a la política, pasados los cuales se hace tácita la aceptación del tratamiento de sus datos bajo las modificaciones realizadas.

19. VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Información Personal rige a partir del 01 de septiembre de 2018.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

 

JAVIER DARIO MARTÍNEZ CARRILLO
Representante Legal
JM WORLD MUSIC S.A.S.